سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» به‌صورت تحت وب طراحی شده است و برای استفاده کاربران از آن نیازی به نصب نرم‌افزار جداگانه وجود ندارد. کاربران می‌توانند از طریق دستگاه‌های مختلف و صرفاً با دسترسی به اینترنت و میحط وب، وارد سیستم شوند و امور مرتبط را انجام دهند.
دستگاه‌های قابل استفاده برای ورود به سماد:
• کامپیوتر و لپ‌تاپ: ایده‌آل برای استفاده بهینه از سامانه سماد، با کارایی بهینه بر روی ویندوز 10 و بالاتر.
• تلفن‌های همراه هوشمند: شامل انواع گوشی‌های اندرویدی و iOS، از طریق مرورگر اینترنت.
• تبلت‌ها: بر روی انواع تبلت‌های اندرویدی و iOS، با عملکرد مشابه تلفن همراه.
عملکرد سامانه به نوع دستگاه وابسته نیست و ملاک اصلی استفاده از آن، دسترسی به اینترنت پایدار و محیط وب است. با این حال، برای کاربری بهتر، استفاده از کامپیوترها و لپ‌تاپ‌های با ویندوز ۱۰ و نسخه‌های بالاتر توصیه می‌شود.

پس از ورود به سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد»، امکان تغییر رمز عبور اولیه یا رمز عبور قبلی شما، و تعریف یک رمز عبور جدید فراهم است و با طی مراحل زیر قابل انجام است:

• وارد سامانه سماد شوید و به کارتابل شخصی خود بروید.
• از صفحه پیشخوان وارد «پروفایل و قسمت اطلاعات کاربری» شوید
• گزینه «می‌خواهم رمزم را تغییر دهم» را انتخاب کنید.
• پس از وارد کردن فیلدهای مورد نیاز، بر روی گزینه «ثبت تغییرات» کلیک کنید.

در صورتی که هنگام ورود یا کار با سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» با باز نشدن سامانه یا پیام خطا مواجه شدید، به‌ترتیب مراحل زیر را بررسی کنید:

1. بررسی اتصال اینترنت: ابتدا مطمئن شوید اتصال اینترنت شما برقرار و پایدار است. اختلال در اینترنت می‌تواند باعث باز نشدن سامانه یا بروز خطا شود.
2. خروج و ورود مجدد به سامانه: اگر سامانه برای شما به‌درستی بارگذاری نمی‌شود، یک‌ بار از کارتابل شخصی خارج شوید و دوباره وارد سامانه شوید. در استفاده با تلفن همراه، این کار معمولاً مشکل را برطرف می‌کند.
3. بررسی مرورگر و دریافت آخرین نسخه سامانه: در صورت استفاده از کامپیوتر و لپ‌تاپ برای ورود به سامانه، از گزینه بارگذاری آخرین نسخه استفاده کنید، یا صفحه را با ورود و خروج دوباره بروزرسانی کنید. برخی خطاها به تنظیمات مرورگر یا داده‌های ذخیره‌شده (cache) مربوط می‌شود که با پاک‌سازی کش مرورگر و بارگذاری مجدد صفحه برطرف می‌گردد.
4. بررسی پیام خطای نمایش‌داده‌شده: اگر پیام خطای مشخصی (مانند خطای ۴۰۳ یا ۵۰۰) نمایش داده می‌شود، موضوع می‌تواند به سطح دسترسی، وضعیت حساب کاربری یا اختلال موقت سامانه مربوط باشد.
5. تماس با پشتیبانی سماد: اگر با انجام مراحل بالا مشکل برطرف نشد، از مسیرهای تماس معرفی‌شده با واحد پشتیبانی سماد ارتباط بگیرید. پس از ثبت مشکل، کارشناسان پشتیبانی در صورت نیاز با شما تماس گرفته و راهنمایی لازم را ارائه می‌کنند.

در صورتی که رمز عبور سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» را فراموش کرده‌اید، می‌توانید از رمز یکبار مصرف برای ورود استفاده کنید. پس از ورود به حساب کاربری، امکان تغییر رمز عبور و تعیین رمز دلخواه برای شما در دسترس است.

در صورتی که قادر به حل مشکل نیستید و همچنان نمی‌توانید وارد سامانه شوید، با کارشناسان پشتیبانی تماس بگیرید.

این پیغام معمولاً در صورت استفاده از ابزارهای تغییر IP شامل وی‌پی‌ان (VPN)، فیلترشکن، پروکسی، و یا هرگونه اتصال اینترنت خارج از کشور رخ می‌دهد.

در صورتی که از فیلترشکن یا سایر ابزارهای تغییر IP استفاده می‌کنید، آن را غیرفعال نمایید. توصیه می‌شود ابتدا از حساب کاربری خارج شده و مجدداً وارد شوید. در صورت تداوم خطا، برای بررسی سطح دسترسی یا پیگیری مسئله، با پشتیبانی سماد تماس بگیرید.

گاهی اوقات امکان دارد در ورود به سامانه هوشمند مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» دچار مشکل شوید. این مسئله می‌تواند به دلایل مختلفی اتفاق بیافتد و راهکارهای متفاوتی بر این اساس دارد.

پیام خطای Error 500 نشان‌دهنده وجود مشکلی در سرور سامانه سماد است. این خطا معمولاً ارتباطی با حساب کاربری شما ندارد و در بیشتر موارد موقتی است.

این خطا در سامانه سماد زمانی رخ می‌دهد که پردازش داخلی سرور با مشکل مواجه شده باشد یا بروزرسانی سامانه در حال انجام باشد. در چنین شرایطی معمولاً پس از چند دقیقه، مشکل خودبه‌خود برطرف می‌شود؛ کافی است صفحه را مجدداً بارگذاری کنید یا چند دقیقه دیگر صبر کنید.

یکی از اطلاعات کلیدی برای هر یک از کاربران سامانه هوشمند مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد»، شماره تلفن همراه صحیح است که مبنای فعالیت‌های کاربر در سامانه است.

خطای «شماره موبایل در سیستم موجود نمی‌باشد» زمانی نمایش داده می‌شود که شماره تلفن همراه وارد شده هنگام ورود، با شماره‌ای که قبلاً برای حساب کاربری شما در سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» ثبت شده مطابقت نداشته باشد. این وضعیت معمولاً در یکی از حالت‌های زیر رخ می‌دهد:

• شماره موبایل شما تاکنون در سامانه ثبت نشده است.
• هنگام ورود، شماره‌ای متفاوت از شماره ثبت‌شده در پرونده کاربری وارد می‌شود.
• به شماره تلفن همراهی که قبلاً در سامانه ثبت شده، دسترسی ندارید و با شماره موبایل جدید قصد ورود به سامانه را دارید.

در این شرایط، امکان ورود به سامانه وجود نخواهد داشت تا زمانی که شماره موبایل شما از طریق کارشناسان پشتیبانی سماد ثبت یا اصلاح شود.

سامانه مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد» یک سیستم تحت وب (Web) است و تمامی فرآیندهای آن، از ورود به سیستم گرفته تا ثبت، ویرایش و گزارش‌گیری اطلاعات، در بستر اینترنت انجام می‌شود. به همین دلیل، استفاده از سماد بدون دسترسی به اینترنت امکان‌پذیر نیست.

خیر؛ سامانه سماد به‌صورت آنلاین و در تمام ساعات شبانه‌روز و تمام ایام هفته در دسترس کاربران است و محدودیت زمانی اداری ندارد.

شما می‌توانید در هر ساعت از شبانه‌روز، از طریق کامپیوتر یا تلفن همراه، وارد حساب کاربری خود شوید و فعالیت‌های مربوط به دهیاری یا شوراهای اسلامی روستا را انجام دهید.

در سامانه هوشمند مدیریت امور دهیاری‌ها «سماد»، از یک حساب کاربری می‌توان برای مدیریت چند روستا یا دهیاری استفاده نمود، البته مشروط بر این که دسترسی‌های لازم برای آن کاربر تعریف شده باشد.

برای مثال، بر اساس مقررات یک نفر می‌تواند هم‌زمان در چند روستا به‌عنوان دهیار فعالیت داشته باشد. این نوع مدیریت دهیاری، عیناً در سامانه سماد نیز تعریف شده است.

همچنین، مسئولین فنی و مالی دهیاری ها با داشتن قرارداد مشترک میان دهیاری‌ها می‌توانند مسئولیت‌های مربوط به آن‌ها را بر عهده بگیرند و به‌صورت همزمان مدیریت امور چندین دهیاری را به نحو مؤثر انجام دهند.