ایجاد و استفاده از امضای دیجیتال در سامانه سماد قزوین
امضای دیجیتال روشی رسمی برای تأیید هویت امضاکننده و اعتبار اسناد الکترونیکی است تا مستندات و مصوبات در سماد، سریعتر و منظمتر تأیید شوند. امضای دیجیتال برای انواع اسناد مالی، اداری، قراردادها و مصوبات قابلاستفاده است.
کاربردهای امضای دیجیتال
کاربرد امضای دیجیتال در تأیید اسناد و گزارشهای مالی، قراردادها و مکاتبات
ایجاد امضای دیجیتال در سماد
چگونگی تعریف، فعالسازی و بارگذاری فایل امضای دیجیتال در سامانه سماد
تعریف امضای دیجیتال نیابتی
نحوه استفاده از «امضای دیجیتال نیابتی» برای امضای اسناد به نیابت از شما
پرسشهای متداول
چگونگی بارگذاری، حذف و یا تصحیح نمونه امضا، ابطال امضای نیابتی و غیره
امضای دیجیتال در اسناد دهیاری
احتمالاً برای شما هم بارها پیش آمده که برای گرفتن یک امضای اداری، چندین مرتبه پیگیری کنید، منتظر بمانید تا فرد مسئولِ امضاکننده حاضر باشد، و مسیرهای طولانی را فقط برای گرفتن یک امضا طی کنید. این رفتوآمدها هم کار دهیاری را به تعویق میاندازد و هم احتمال خطا و بینظمی در بایگانی را بالاتر میبرد. فلسفه امضای دیجیتال، رفع همین مشکلات است: امضا و تأیید اسناد بدون معطلی و بدون وابستگی به حضور فیزیکی.
طراحی ایمن و دقیق سیستم امضای دیجیتال، این اطمینان را ایجاد میکند که سند واقعاً توسط صاحب امضا تأیید شده و بعد از امضا، محتوای سند بدون اطلاع صاحب امضا، قابل تغییر نیست.
در سامانه سماد قزوین، امضای دیجیتال برای تسهیل فرآیندهای اداری دهیاری و کاهش امضای دستی در نظر گرفته شده است؛ به این معنا که هر کاربر، بر اساس سطح دسترسی و مسئولیت خود میتواند اسناد مرتبط را در همان کارتابل تأیید و امضا کند. در بسیاری از اسناد، برای ثبت امضا یک کد یکبار مصرف ارسال میشود تا فرآیند امضا هم سریع باشد و هم قابل پیگیری.
راهاندازی امضای دیجیتال در سماد؛ تحولی در مدیریت اسناد دهیاری
سماد بهعنوان نسل چهارم حکمرانی هوشمند روستایی، نخستین سیستم مدیریت دهیاریهای کشور است که امضای دیجیتال را بهعنوان یک راهکار استاندارد در تأیید اسناد اداری دهیاری پیادهسازی کرده تا فرآیندها منظمتر و سریعتر پیش بروند.
چالشهای امضای دستی در امور دهیاری
امضای کاغذی در کلیه فرآیندهای اداری و سازمانی و خصوصاً در دهیاریها با چالشهای متعددی همراه است.
گرفتن امضا زمانبر است، چون فرد امضاکننده همیشه در دسترس نیست.
دریافت امضا گاهی نیازمند ایاب و ذهاب طولانی و صرف زمان و هزینه است.
تأخیر در امضا باعث عقب افتادن کارها و انجام نشدن بهموقع امور میشود.
بایگانی کاغذی عموماً نامنظم بوده و پیدا کردن اسناد در آینده سخت میشود.
احتمال خطا، جعل یا امضای افراد غیرمسئول هست و اعتبار آن آسیب میبیند.
مزایای بکارگیری امضای دیجیتال
با تعریف امضای دیجیتال، بسیاری از مشکلات فوق برطرف شده و فرآیندها به شکل هوشمندانهتری انجام میشوند:
امضاها سریعتر انجام و ثبت میشود و کارها در زمان کوتاهتری پیش میرود.
رفتوآمدهای غیرضروری حذف میشود و نیاز به کاغذبازی به حداقل میرسد.
اسناد بهصورت منظم بایگانی میشوند و دسترسی به آنها سادهتر میشود.
فرآیند امضا شفافتر میشود و امکان پیگیری و کنترل بهتر فراهم میگردد.
خطاهای انسانی کمتر شده و مراحل اداری دقیقتر و درستتر انجام میشود.
کاربردهای امضای دیجیتال در سماد
در سامانه سماد، هر مستند اداری که نیاز به تأیید و امضا داشته باشد «سند» نامیده میشود. اسناد مورد استفاده در مدیریت دهیاری، انواع مختلفی دارد: اسناد مالی و حسابداری، بودجه و گزارشهای مالی، قراردادها، مکاتبات اداری و غیره.
برای مثال طبق فرآیندهای اجرایی تعریفشده، پروانههای ساختمانی در روستا نیازمند امضای مسئول مالی، مسئول فنی و دهیار است. همچنین در امور حسابداری، امضای مسئول مالی و دهیار مورد استفاده قرار میگیرد. بر این اساس، هر یک از نقشهای مدیریتی روستا بر اساس جایگاه خود باید اسناد مربوطه را بررسی و امضا کنند:
دهیار
تأیید و امضای اسناد و مکاتبات مرتبط
مسئول مالی
بررسی، تأیید و امضای اسناد مالی و قراردادها
هیأت تطبیق
بررسی، تطبیق قانونی و تأیید مصوبات شوراها
مراحل ایجاد و تعریف امضای دیجیتال در سماد
در سامانه سماد، هر کاربر تنها یک بار امضای دیجیتال خود را تعریف میکند و در دفعات بعدی، نیازی به بارگذاری مجدد امضا وجود ندارد. برای بهرهگیری از این قابلیت، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ابتدا به سامانه سماد استان قزوین وارد شوید.
- با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود، به کارتابل شخصیتان دسترسی پیدا کنید.
- از نوار ابزار موجود در سمت راست صفحه اصلی سامانه، بخش «تنظیمات» را انتخاب نمایید.
- در صفحه تنظیمات، بر روی گزینه «پروفایل» کلیک کنید.
- سپس، گزینه «امضای دیجیتال من» را انتخاب کنید.
- در این بخش، بر روی گزینه «ایجاد امضا» کلیک کنید.
- بر روی یک کاغذ سفید و بدون طرح، امضای خود را به شکل مرتب و واضح ترسیم نمایید.
- از امضای خود، یک عکس با کادربندی مناسب، وضوح بالا و نور کافی تهیه کنید.
- عکس امضای خود را در بخش مربوطه در سامانه سماد بارگذاری کرده و نهایتاً بر روی دکمه «ثبت امضا» کلیک کنید تا امضای دیجیتال شما در سامانه ذخیره شود.
لطفاً توجه داشته باشید:
- استفاده از کاغذ سفید و بدون طرح، به خوانایی بهتر امضا پس از بارگذاری کمک میکند.
- کیفیت عکس امضا (وضوح، نور، کادربندی) در نمایش صحیح آن در اسناد تأثیرگذار است.
ورود و تعریف امضای دیجیتال
درج امضای دیجیتال سماد در اسناد دهیاری
پس از آن که امضای دیجیتال خود را در سماد ثبت کردید، به عنوان صاحب حق امضای اسناد دهیاری، هر زمان که نیاز به امضای سندی داشته باشید، یک کد یکبار مصرف (OTP) به شماره همراه شما ارسال میشود. با وارد کردن این کُد، امضای دیجیتال شما بهصورت خودکار روی سند اِعمال میگردد.
این کد دارای اعتبار زمانیِ یکساعته است و در این مدت میتوانید هر تعداد سند که نیاز دارید امضا کنید. پس از یک ساعت، این کد منقضی شده و برای ادامه کار، باید درخواست ارسال کد جدید ثبت کنید.
لطفاً کد یکبار مصرف امضای دیجیتال را در اختیار هیچ فرد دیگری قرار ندهید چون با داشتن این کد، امکان تأیید و امضای اسناد در همان جلسه فراهم میشود و مسئولیت هر امضا به عهده صاحب حساب کاربری خواهد بود. اگر مشکوک هستید که کد به اشتباه در اختیار شخص دیگری قرار گرفته، بهتر است فوراً درخواست کد جدید بدهید و موضوع را به واحد پشتیبانی سماد اطلاع دهید.
امضای دیجیتال نیابتی
ابتکار سماد برای تسهیل فعالیت دهیاران
در سامانه سماد امکان «امضای دیجیتال نیابتی» نیز فراهم شده است. این قابلیت برای شرایطی طراحی شده که فرد دارای حق امضا (مانند دهیار) بهصورت موقت به اینترنت یا سامانه سماد دسترسی ندارد، اما در این مدت اسناد و مکاتباتی وجود دارند که نیازمند امضای وی هستند.
با فعالسازی امضای نیابتی، این امکان فراهم میشود که در موارد موردنیاز، شخص دیگری از مجموعه به نیابت از صاحب امضا، فرآیند امضای اسناد را انجام دهد. با این حال، امنیت و کنترل کامل امضا همچنان در اختیار صاحب امضا باقی میماند. به این صورت که برای هر بار استفاده از امضای نیابتی، یک کد یکبارمصرف به شماره تلفن همراه صاحب امضا ارسال میشود و ثبت امضا تنها پس از تأیید این کد امکانپذیر خواهد بود. همچنین تمامی امضاهای نیابتی در سامانه ثبت میشوند و صاحب امضا میتواند در هر زمان پیگیری کند که چه اسنادی به نیابت از وی امضا شدهاند.
علاوه بر این، امکان غیرفعالسازی امضای دیجیتال نیابتی در هر زمان از طریق کارتابل کاربری در سامانه سماد وجود دارد و صاحب امضا میتواند در صورت نیاز، دسترسی اعطاشده را لغو کند.
در سامانه سماد، فعالسازی امضای دیجیتال در مرحله ثبتنام انجام نمیشود. پس از تکمیل فرآیند ثبتنام و فعال شدن کارتابل شخصی، میتوانید از بخش «تنظیمات» و «پروفایل»، امضای دیجیتال خود را بارگذاری و فعال نمایید.
ثبت امضای دیجیتال در سامانه سماد از طریق بارگذاری تصویر امضا انجام میشود. این تصویر باید:
- روی کاغذ سفید و تمیز تهیه شده باشد
- دارای کادر و وضوح مناسب باشد
- کیفیت بالا داشته باشد
❗ توجه: در سیستم ثبت امضای دیجیتال سامانه سماد، پسوندهای PNG و JPG (یا JPEG) برای بارگذاری امضا قابلقبول هستند. از بارگذاری فایل با فرمت TIFF جداً خودداری کنید زیرا ممکن است باعث نمایش نادرست یا خالی دیده شدن امضای دیجیتال شما گردد.
هر دوی این امضاها قابلیت استفاده بر روی اسناد را دارند، با این تفاوت که:
- در امضای دیجیتال معمولی، هر کد OTP دارای اعتبار یک ساعته است و در این بازه زمانی میتوان چندین سند را با آن امضا کرد.
- در امضای نیابتی، برای هر سند یک کد یکبار مصرف مستقل ارسال میشود و این کد تنها یک بار قابلیت استفاده دارد. برخلاف امضای دیجیتال معمولی، این کد محدودیت زمانی یکساعته برای استفاده چندباره ندارد و صرفاً برای همان یک عملیات امضا معتبر است. به این ترتیب، هر امضا بهصورت دقیق و قابل رهگیری بوده و امکان کنترل و ثبت کامل فرآیند امضا فراهم میشود.
در بیشتر موارد، نرسیدن پیامک به دلیل وضعیت آنتندهی یا اختلالهای موقت اپراتور تلفن همراه است و معمولاً از طرف سامانه سماد نیست. برای رفع این مشکل، این موارد را بهترتیب بررسی کنید:
- آنتندهی و اینترنت گوشی خود را بررسی کنید و اگر ممکن است گوشی خود را یک بار خاموش و روشن کنید.
- پوشه پیامکهای مسدود/اسپم را در پیامکهای گوشی خود بررسی کنید.
- چند دقیقه بعد، دوباره درخواست ارسال کد را تکرار کنید.
- اگر در ساعات مختلف امتحان کردید و همچنان پیامک دریافت نمیشود، با پشتیبانی سماد تماس بگیرید تا در صورت نیاز، این مسئله در سامانه بررسی شود.
خیر، همیشه لازم نیست.
در امضای دیجیتال معمولیِ سامانه سماد، وقتی یک بار کد یکبار مصرف (OTP) دریافت میکنید، این کد تا یک ساعت معتبر است و در همین بازه میتوانید چند سند را امضا کنید. بعد از گذشت یک ساعت، کد منقضی میشود و برای ادامه کار باید کد جدید بگیرید.
اما در امضای دیجیتال نیابتی، برای هر سند، یک کد یکبار مصرفِ جداگانه ارسال میشود و این کد فقط برای همان یک امضا قابلاستفاده است.
بله، برای این کار میتوانید از طریق کارتابل شخصی خود، در بخش «امضای دیجیتال»، گزینه «ابطال امضا» را انتخاب کرده و در صورت تمایل به بارگذاری امضای جدید، مراحل بارگذاری عکس امضای جدید را انجام دهید.
توجه: اسناد و مدارکی که پیش از این با امضای شما ثبت و امضا شدهاند، بدون تغییر باقی خواهند ماند ولی از زمان ثبت امضای جدید، تمامی اسناد و مدارک بعدی با امضای جدید ثبت و امضا میشوند.
برای دریافت کد یکبار مصرف و استفاده از امضای دیجیتال، لازم است شماره همراه شما در سامانه سماد درست و در دسترس باشد. اگر شماره همراه اشتباه است یا تغییر کرده، ابتدا شماره را تصحیح کنید و سپس دوباره درخواست کد دهید.
برای تغییر شماره تلفن ثبتشده در سماد:
- وارد سامانه سماد شوید و به کارتابل شخصی خود بروید.
- از بخش «تنظیمات» وارد پروفایل خود شوید.
- در قسمت «اطلاعات تماس»، شماره تلفن همراه را اصلاح کنید.
- روی دکمه «ثبت تغییرات» بزنید.
اگر به این بخش دسترسی ندارید یا امکان ثبت تغییرات برای شما فراهم نیست، با پشتیبانی سماد تماس بگیرید تا شماره ثبتشده برای شما تصحیح شود.
بله. هر زمان که لازم بدانید میتوانید امضای نیابتی را غیرفعال کنید. برای این منظور در صفحه «امضای دیجیتال من» در کارتابل خود، در بخش «اطلاعات تکمیلی»، دکمه «لغو نیابتی» را کلیک کنید. سپس پیغام هشداری نمایش داده میشود که با دیدن آن، دکمه «ثبت» را باید کلیک کنید.
توجه: اسنادی که قبلاً با امضای نیابتی امضا شدهاند حذف یا تغییر داده نمیشوند و در سامانه باقی میمانند. پس از لغو امضای نیابتی، برای امضای اسناد جدید باید طبق روال عادی اقدام کنید.
برای فعالسازی امضای نیابتی لازم است این اقدامات را انجام دهید:
- از قسمت تنظیمات شخصی به کارتابل شخصی خود بروید و بر روی گزینه «امضای دیجیتال» کلیک کنید.
- گزینه «نیابتی کردن» را در بخش «اطلاعات تکمیلی» کلیک کنید.
- در صفحه بعدی تحت عنوان «قوانین و شرایط امضای نیابتی» بعد از مطالعه قوانین مطرحشده، در پایین صفحه، گزینه «قوانین استفاده از امضای نیابتی را مطالعه کرده و میپذیرم» را علامت زده و دکمه «ثبت» را کلیک کنید.
